Por: Maximiliano Catalisano
Cuando suena el timbre y comienzan las clases, hay una tarea silenciosa pero constante que empieza a rodar en paralelo: el control de asistencia del personal docente. Más allá de la imagen tradicional del pizarrón y los alumnos entrando al aula, en las oficinas de secretaría y dirección se pone en marcha un engranaje que permite saber quién está, quién falta, por qué motivo y qué decisiones tomar frente a cada caso. Este registro no es un simple trámite administrativo. Tiene implicancias legales, organizativas y pedagógicas. Si se hace con prolijidad, orden y continuidad, puede evitar confusiones, reclamos innecesarios y situaciones de desorganización. Si se descuida, puede generar errores que impacten en toda la vida escolar. Por eso es importante saber cómo llevarlo bien desde el primer día.
El control de asistencia docente comienza todos los días con la recepción de novedades. Esto puede ser a través de comunicaciones telefónicas, mensajes oficiales o avisos presenciales. El primer paso es anotar inmediatamente la novedad en el parte diario, un documento institucional en el que se deja constancia de todas las entradas, salidas, ausencias, llegadas tarde y motivos de inasistencia del personal. Este parte puede ser físico o digital, pero debe estar disponible para consulta del equipo directivo, administrativo y, si corresponde, de la supervisión.
El parte diario debe tener la fecha completa, el detalle del personal presente y ausente, y la causa de la ausencia si se conoce. No es lo mismo una inasistencia por enfermedad que por carpeta médica, por licencia por familiar enfermo, por artículo específico del estatuto o por inasistencias injustificadas. Cada una tiene su normativa particular y requiere un tipo de documentación específica. Por eso es fundamental que quien lo complete tenga conocimiento de los artículos aplicables y sus condiciones.
La secretaria o el administrativo responsable suele ser quien recopila esta información y la transmite al equipo directivo. Este, a su vez, toma decisiones inmediatas si es necesario cubrir alguna hora, reubicar cursos o reorganizar actividades. En muchos casos, la ausencia de un docente activa el pedido de suplencia, lo cual debe registrarse adecuadamente en los sistemas oficiales. Si la inasistencia es prevista (como una licencia programada), se debe tener el acto administrativo correspondiente y prever con antelación la cobertura.
Es habitual que cada turno escolar lleve su propio parte diario, sobre todo en instituciones grandes. Esto permite un seguimiento más preciso y evita confusiones entre el personal que trabaja en diferentes franjas horarias. En algunas escuelas, además del parte institucional, se elaboran copias internas o planillas auxiliares que permiten hacer un seguimiento mensual, identificar patrones o adelantar informes.
El control también incluye el horario de ingreso y egreso. El registro puede hacerse mediante planillas de firmas, tarjetas, registros digitales o mediante plataformas integradas. Lo importante es que este dato esté asentado con precisión, ya que una diferencia de minutos puede impactar en casos de acumulación de llegadas tarde o retiros anticipados, que también deben justificarse.
Otro aspecto importante es la notificación de la ausencia. Cuando un docente se comunica para avisar que no asistirá, debe quedar constancia del medio utilizado, de la hora del aviso y de si se comprometió a presentar un certificado médico. Esto no solo organiza la jornada, sino que da respaldo ante supervisión o posibles auditorías. En muchos distritos, no se considera justificada una falta si no fue comunicada en tiempo y forma.
Una vez registrada la inasistencia, se debe solicitar y archivar la documentación respaldatoria. Certificados médicos, licencias aprobadas, constancias de ART o autorizaciones de inspección médica deben ser guardadas en el legajo personal del docente y cruzadas con el parte diario para cerrar el circuito. Si el docente no presenta la documentación, la falta permanece como injustificada, lo cual puede tener consecuencias legales y salariales.
Las llegadas tarde reiteradas, si no están justificadas, también deben registrarse. Algunas jurisdicciones establecen que un determinado número de llegadas tarde se computa como una inasistencia. Por eso, es fundamental llevar un registro claro y actualizado que permita realizar este cálculo sin errores. También es importante notificar al docente cuando se llega a este punto.
Los partes diarios deben ser firmados por el responsable del turno o del establecimiento. Esa firma valida la información y confirma que se trata de un documento oficial. Además, debe conservarse ordenadamente por fecha, ya que puede ser requerido ante inspecciones, reclamos o auditorías.
A fin de mes, muchas escuelas elaboran un resumen mensual de asistencias e inasistencias de todo el personal. Este documento, que puede volcarse en planillas de cálculo o formularios oficiales, permite llevar una estadística clara de los días trabajados, de los tipos de licencia utilizados y del cumplimiento de la jornada laboral. También sirve como base para el armado de informes trimestrales o para el pedido de licencias prolongadas.
El control de asistencia no es una tarea aislada. Afecta directamente a la organización pedagógica. Si un docente falta y no hay reemplazo, los estudiantes pierden horas valiosas. Si no se registra correctamente una ausencia, puede haber reclamos. Y si se acumulan errores, la institución puede enfrentarse a observaciones o sanciones. Por eso, más allá de los papeles y planillas, se trata de cuidar el funcionamiento de la escuela.
Además, tener un buen sistema de control permite anticiparse a situaciones. Por ejemplo, si se detecta que un docente está teniendo muchas ausencias por enfermedad, se puede ofrecer acompañamiento. Si hay reiteración de inasistencias sin justificación, se puede iniciar el circuito formal de observación. Y si hay problemas con la carga en los sistemas digitales, se puede resolver a tiempo antes de que cierre el mes.
En conclusión, llevar correctamente el control de asistencia docente es una de las responsabilidades más importantes y delicadas de la vida escolar. Requiere atención diaria, conocimiento normativo, registro riguroso y sentido institucional. No es un simple trámite: es una parte esencial del funcionamiento escolar que, cuando se hace bien, sostiene la continuidad pedagógica, cuida los derechos del personal y garantiza el orden en la institución.
