Por: Maximiliano Catalisano

A veces se piensa que el trabajo de secretaría escolar es una función técnica y solitaria. Pero basta pasar unos minutos en una oficina escolar para notar que las tareas administrativas están profundamente conectadas con lo humano, con lo cotidiano, con lo urgente y lo sensible. Y también con lo colectivo. La diferencia entre una secretaría sobrecargada y una que funciona con fluidez no está solo en la cantidad de personal o en la tecnología disponible. Muchas veces, el verdadero cambio se nota cuando el equipo trabaja en sintonía, cuando cada integrante sabe qué hacer, cómo ayudar, cuándo intervenir y, sobre todo, con quién contar.

Las escuelas, al igual que otros ámbitos institucionales, funcionan mejor cuando cada rol encuentra su lugar. Pero en el caso de la secretaría, esa armonía solo se logra si se construye una cultura de colaboración. Un espacio donde compartir tareas, anticipar necesidades, sostener la comunicación diaria y organizarse con claridad no sea algo excepcional, sino parte del trabajo habitual. No es solo una cuestión de hacer más cosas, sino de hacerlas con otros, pensando en conjunto cómo mejorar lo que ya se hace todos los días.

El trabajo administrativo no es una isla

La gestión administrativa en las escuelas está profundamente entrelazada con los tiempos escolares, los calendarios pedagógicos, los circuitos de comunicación institucional y las dinámicas familiares. Desde cargar matrículas hasta emitir certificados, desde registrar inasistencias hasta resolver trámites con supervisión o ministerios, cada tarea tiene un impacto que se expande más allá de la oficina.

Por eso, pensar la secretaría como un equipo es pensarla como parte viva de la escuela. Esto implica compartir información, ordenar las prioridades, coordinar con preceptores, directivos y docentes, y generar una red de trabajo donde nadie quede solo frente a los imprevistos.

Cuando el equipo se organiza, todo fluye mejor

Uno de los factores que más marcan la diferencia en una secretaría escolar es la previsión. Saber con anticipación qué fechas son sensibles, qué documentación debe estar lista, qué inscripciones deben abrirse y cómo comunicar los pasos al resto de la comunidad permite evitar urgencias innecesarias.

Pero esto no se logra solo con agendas personales. Requiere planificación compartida. Por ejemplo, una cartelera interna con las fechas clave del mes, una planilla común donde se vuelquen tareas pendientes, o una breve reunión semanal para alinear criterios. Son acciones pequeñas, pero poderosas, que hacen que el trabajo fluya con menos fricciones.

Escuchar y proponer: dos formas de fortalecer el grupo

Un equipo que se escucha es un equipo que crece. Muchas veces, las soluciones están en la propia experiencia de quienes trabajan allí todos los días. Alguien encuentra una forma más clara de archivar legajos. Otro crea una plantilla para facilitar la carga de datos. Otro detecta un error recurrente en las inscripciones y propone un nuevo paso para evitarlo. Escuchar esas voces y dar lugar a esas iniciativas es fundamental.

No se trata solo de distribuir tareas, sino de generar confianza para que todos puedan hacer su aporte. Cuando el equipo se siente parte del funcionamiento y no solo un engranaje operativo, también mejora la calidad del servicio hacia afuera: con las familias, con las autoridades y con los propios estudiantes.

La comunicación interna hace la diferencia

En muchas escuelas, lo que genera tensiones no son las tareas en sí, sino la falta de claridad sobre quién debe hacer qué. Los malentendidos, los supuestos, las dobles tareas o los olvidos suelen aparecer cuando no hay circuitos de comunicación definidos. Por eso, una secretaría organizada no es aquella donde se trabaja más rápido, sino aquella donde todos saben qué hacer, cuándo hacerlo y cómo comunicar lo que ocurre.

Un equipo que se toma cinco minutos al final del día para compartir pendientes, que deja notas claras cuando hay turnos rotativos o que anota en un cuaderno común los trámites iniciados, ya está construyendo una forma de trabajo más ordenada y colaborativa.

La tecnología como aliada del trabajo en equipo

La digitalización no reemplaza al trabajo humano, pero puede potenciarlo. Utilizar planillas compartidas, calendarios online, correos institucionales o sistemas de gestión escolar bien configurados puede aliviar muchas tareas repetitivas, evitar errores y permitir que el equipo tenga más tiempo para lo que realmente requiere criterio y presencia.

Cuando todos los integrantes conocen las herramientas disponibles y acceden a la misma información, se evita la dependencia de una sola persona y se fomenta la autonomía compartida. Esto también da mayor tranquilidad en tiempos de ausencias, licencias o rotaciones.

Sostener el buen clima también es parte del trabajo

El trabajo en secretaría muchas veces está atravesado por urgencias, demandas múltiples y situaciones complejas. Por eso, cuidar el clima laboral es tan importante como cumplir con las tareas. Un equipo que se respeta, que se cuida y que se apoya ante los días difíciles, tiene más herramientas para sostener el ritmo de trabajo sin desgastarse.

A veces basta con gestos simples: reconocer el trabajo de un compañero, compartir una pausa, celebrar los logros pequeños. La colaboración no se impone: se cultiva en lo cotidiano.

El trabajo colaborativo no se impone, se construye

Pensar la secretaría como un equipo no es una fórmula ni una moda. Es una necesidad práctica, humana y pedagógica. Las escuelas necesitan espacios administrativos donde las tareas estén organizadas, sí, pero sobre todo donde las personas se sientan parte de algo más grande, donde su trabajo tenga sentido y su voz sea escuchada.

Un equipo no se construye en un día. Pero cuando hay disposición para escucharse, para mejorar, para distribuir el trabajo con justicia y para celebrar lo que se hace bien, entonces se está construyendo algo valioso. Y eso, más allá de los papeles, los trámites y los plazos, es lo que realmente marca la diferencia.