Por: Maximiliano Catalisano
La escuela no empieza ni termina en el aula. Cada jornada comienza en la puerta, en los timbres, en las actas, en los llamados, en los certificados y en los archivos. Todo ese movimiento, en apariencia invisible, tiene un corazón que late con ritmo constante: la secretaría escolar. Cuando este espacio funciona con orden, comunicación clara y un acompañamiento respetuoso a estudiantes, docentes y familias, todo el funcionamiento institucional se potencia. Pero lograr eso no es magia. Es trabajo silencioso, planificación, paciencia y una mirada integral sobre lo que implica ser secretaria o secretario en una escuela actual.
La importancia del orden y la planificación
Ordenar no es solo archivar. Es anticiparse a los tiempos, tener claridad sobre los circuitos administrativos, y poder sostener un calendario anual sin sobresaltos. Desde las libretas de calificaciones hasta los partes de asistencia, desde las altas de personal hasta las matrículas, todo requiere organización. Una persona que planifica bien el año escolar desde su rol puede evitar urgencias innecesarias. Esto incluye prever fechas clave como cierres de trimestre, inicio de inscripciones, jornadas institucionales y actos públicos.
Pero también implica saber qué hacer ante lo inesperado. Tener plantillas listas, carpetas organizadas, respaldos digitales y claridad en los procedimientos administrativos permite actuar con serenidad cuando algo no sale como estaba previsto. La tranquilidad del orden no es un lujo, es una necesidad para que el resto de la escuela no se detenga.
Comunicar con respeto y claridad
La secretaria no es solo quien “entrega papeles”. Comunica todo el tiempo. Cada nota, cada llamado, cada cartel, cada mensaje de WhatsApp institucional, transmite algo del clima de la escuela. Por eso, cuidar el modo en que se comunica es parte del rol.
Saber qué tono usar con las familias, cómo pedir documentación sin generar malestar, cómo recibir a quienes llegan con dudas o urgencias, son acciones pequeñas pero muy significativas. También implica tener la información clara: no se puede brindar seguridad si no se conoce bien la normativa vigente, los circuitos internos o los contactos clave. Una secretaria bien informada permite que la escuela funcione con menos ruido y más confianza.
Acompañar desde la escucha y el vínculo
Muchas veces, la secretaría es el primer espacio donde se detectan situaciones importantes: una mamá que viene angustiada, un estudiante que falta seguido, una docente que expresa preocupación por un trámite que no avanza. Saber escuchar, sin invadir, es parte del rol. También lo es registrar lo necesario, informar con responsabilidad y saber cuándo es momento de derivar.
Acompañar no siempre implica resolver todo, pero sí estar disponible. Preguntar cómo salió una operación médica, recordar el nombre de quien vino a buscar un boletín, ofrecer una silla a quien espera, son gestos que construyen escuela. La calidez no está en grandes discursos, sino en las acciones cotidianas que hacen sentir a cada persona como parte de una comunidad.
El trabajo en red dentro del equipo institucional
La secretaria no está sola. Forma parte del equipo de conducción, pero también interactúa con todos los sectores: preceptoría, personal auxiliar, dirección, docentes, familias. Trabajar en red significa compartir información con claridad, evitar duplicaciones, y sostener una lógica común.
Cuando se arma una buena red interna, todo fluye mejor. Si el preceptor sabe qué planilla debe completar, si el docente sabe qué día puede consultar un legajo, si la dirección conoce las novedades administrativas sin tener que pedirlas tres veces, entonces el tiempo rinde más y las energías se destinan a lo pedagógico.
Digitalizar sin perder el trato humano
La incorporación de herramientas digitales en la secretaría escolar es un paso necesario. Planillas compartidas, legajos digitales, correo institucional, plataformas como GEM o Siu guaraní (según el nivel educativo), permiten trabajar con menos papeles y mayor trazabilidad. Pero lo importante es no olvidar que detrás de cada trámite hay una persona.
Digitalizar no significa despersonalizar. Es posible automatizar procesos sin perder la escucha. Un formulario online puede convivir con una respuesta cálida. Una base de datos puede organizarse sin convertir la escuela en un sistema frío. Lo esencial es que la tecnología esté al servicio del vínculo, no al revés.
Formarse, preguntar, aprender en comunidad
Nadie nace sabiendo ser secretaria o secretario escolar. Es un rol que se aprende en el hacer, pero también en la escucha a colegas, en la formación continua, en la lectura de normativa, en la participación en espacios institucionales. Formarse no es solo asistir a capacitaciones: es también animarse a revisar los propios procedimientos, preguntar cuando hay dudas, ofrecer mejoras, proponer ideas que simplifiquen.
Una persona que se forma, contagia. Ayuda a que otros se animen a mejorar. Crea comunidad. Y, sobre todo, dignifica su rol mostrando que el trabajo administrativo no es menor ni secundario: es parte vital del entramado escolar.
Una mirada integral para una tarea compleja
Ser secretaria o secretario escolar es mucho más que llevar papeles de un lado a otro. Es ser parte activa de la trama educativa. Es estar en el centro de la organización escolar, sostener el orden institucional, acompañar a cada integrante de la comunidad con humanidad y profesionalismo.
Cuando se asume el rol con esta mirada integral, la secretaría deja de ser solo una oficina. Se convierte en un espacio vivo, con ritmo propio, con memoria institucional, con capacidad de articular, sostener, acompañar y cuidar. Y eso transforma la escuela, muchas veces más de lo que se ve.
