Por: Maximiliano Catalisano
El primer día de clases no solo es emocionante para los estudiantes y las familias, también es un momento clave para quienes están detrás de la organización escolar. Y si hay una figura que tiene que estar más que preparada desde temprano, esa es la secretaria. Mientras los alumnos acomodan sus mochilas y los docentes se reencuentran con sus cursos, en la secretaría ya se está revisando legajos, confirmando vacantes, imprimiendo listados, entregando horarios y recibiendo llamados. Nada puede quedar librado al azar. Esta nota te cuenta qué papeles y documentos no pueden faltar en ese primer día y cómo prepararlos con anticipación para que todo fluya desde el minuto uno.
La secretaria debe tener actualizada la nómina de estudiantes por curso y turno. Esto permite que los docentes tengan a mano los nombres de sus alumnos, puedan organizar el aula y se confirme la matrícula real del día. En muchos casos, esta lista se imprime desde los sistemas oficiales como el PDD o el sistema federal nominal, según la provincia. También es útil tener una versión impresa en papel para emergencias o cortes de conexión.
Otro documento indispensable es el cronograma de horarios. Tanto el de los docentes como el de los cursos debe estar listo antes del primer timbre. Si bien estos pueden ajustarse en los primeros días, es importante contar con una versión oficial para que cada docente sepa dónde tiene que estar y los estudiantes tengan orientación clara desde el inicio.
La grilla de personal también debe estar preparada. Incluye el detalle de los cargos, horarios, suplencias, licencias otorgadas y cualquier movimiento reciente. Esto permite resolver rápidamente consultas sobre quién está a cargo de cada grupo, qué espacio ocupa cada docente y cómo están cubiertas las horas cátedra.
No puede faltar el parte diario, ya que desde el primer día se registran las novedades de asistencia del personal. Las inasistencias, llegadas tarde, salidas anticipadas o reemplazos deben asentarse en ese documento que, en muchas escuelas, se sigue realizando en papel, aunque haya sistemas digitales.
Los legajos de los estudiantes deben estar armados y ubicados en su lugar correspondiente. Esto incluye fotocopias de DNI, constancias de vacunación, certificados de estudios anteriores, informes pedagógicos previos, autorizaciones firmadas por las familias y fichas médicas. Si hay documentación faltante, es recomendable llevar un listado para solicitarla en los días siguientes.
También es importante tener a mano las actas de reunión de personal docente y administrativo si se realizaron jornadas institucionales previas. Estos registros pueden ser requeridos por supervisión o por el equipo directivo para verificar acuerdos y planificación institucional.
Las planillas de matrícula, ya sea en papel o digital, tienen que estar completas. Permiten hacer un corte real del número de alumnos por curso y por ciclo, lo cual impacta en la organización interna, la planificación de recursos y la elaboración de informes oficiales.
Otro documento útil es el calendario escolar. Tenerlo impreso y a la vista ayuda a recordar fechas clave, como feriados, jornadas institucionales, entrega de boletines, reuniones con familias, actos escolares y períodos de exámenes. La secretaria puede ser la primera en recibir preguntas sobre estas fechas y conviene tenerlas claras desde el primer día.
Las fichas de salud o autorizaciones médicas especiales, cuando hay estudiantes que requieren atención particular, deben estar listas y disponibles para que el personal correspondiente tome conocimiento. En esos casos, se deben preparar también copias para entregar a preceptores o docentes involucrados.
Por otro lado, se recomienda tener preparado un protocolo de acción ante emergencias, incluyendo los teléfonos de contacto de hospitales, bomberos, policía y transporte de emergencias. Esto, aunque no se utilice todos los días, es indispensable tenerlo a la vista y actualizado.
Algunas escuelas también preparan sobres personalizados para los docentes con materiales básicos del año: planillas de asistencia, reglamento escolar, listado de estudiantes, horarios y cualquier otro documento inicial. Entregar este sobre en el primer día agiliza mucho el trabajo posterior.
Las novedades del personal, como los movimientos de altas y bajas, también deben estar registradas y comunicadas. Esto incluye docentes que se han sumado, cambios de funciones, titulares que se reincorporan o suplentes que inician sus tareas ese día.
Un detalle importante es la correspondencia oficial recibida antes del inicio de clases. Muchas veces llegan memorandos, resoluciones, normativas nuevas o comunicados de la supervisión que deben ser leídos y distribuidos entre el personal en la primera jornada. La secretaria debe tenerlos ordenados y disponibles para consulta.
También es importante que haya registros preparados para las familias que se acerquen: planillas de inscripción tardía, fichas de actualización de datos, autorizaciones generales y formularios de solicitud de pase, entre otros. Esto permite atender consultas sin demoras y comenzar el año con una imagen organizada de la escuela.
El primer día de clases, la secretaría se convierte en el centro de operaciones de la institución. Estar preparada con todos estos documentos garantiza que los primeros pasos del año se den con claridad, sin sobresaltos y con la tranquilidad de tener todo bajo control. No es solo un asunto de papeles: es una forma de acompañar la tarea escolar desde un lugar silencioso, pero indispensable.
