Por: Maximiliano Catalisano
Ordenar la documentación de cada estudiante puede parecer una tarea simple, pero quien trabaja en una institución educativa sabe que no lo es. Armar, mantener y actualizar los legajos implica más que juntar papeles: es construir una herramienta fundamental que permite dar respuesta rápida ante consultas, auditorías o situaciones administrativas imprevistas. Por eso, hacerlo de forma clara, prolija y sostenida en el tiempo es parte del trabajo silencioso que hace funcionar a la escuela todos los días.
El primer paso para organizar legajos es establecer una estructura común que permita identificar fácilmente dónde está cada dato. Desde la ficha personal y la constancia de nacimiento, hasta las actas de calificaciones y certificados médicos, cada documento debe tener su lugar. Lo ideal es usar carpetas resistentes, con etiquetas visibles y separadores internos para clasificar la información por secciones. Así, cualquier miembro del equipo podrá encontrar lo necesario sin perder tiempo.
Mantener los legajos actualizados requiere una rutina periódica. Es útil establecer al menos dos momentos fijos al año para revisar los legajos completos: uno al iniciar el ciclo lectivo y otro hacia fin de año. También se recomienda registrar en una planilla general los documentos entregados y los pendientes por cada estudiante. Hoy en día, muchas escuelas también cuentan con respaldos digitales: escanear los documentos más importantes y archivarlos en carpetas compartidas puede prevenir extravíos o facilitar el acceso remoto.
En cuanto a la actualización, es importante contar con una buena comunicación con las familias. A veces, los cambios de domicilio, teléfono o situación legal del estudiante no se informan con rapidez. Por eso, incluir un recordatorio en las reuniones escolares o enviar mensajes breves pidiendo que se notifiquen los cambios es una buena práctica. Además, establecer un protocolo interno para registrar cada modificación con fecha y firma mejora la transparencia del archivo.
Los legajos no son solo papeles. Son la historia institucional del recorrido escolar de cada alumno. Tenerlos en orden permite trabajar con más tranquilidad y profesionalismo. Y aunque parezca un trabajo que nadie ve, su impacto se nota cada vez que hay que responder con rapidez y precisión. Con una organización simple, sostenida y clara, esta herramienta se convierte en una gran aliada para la tarea diaria de quienes hacen escuela.
