Por: María Gabriela Müller
Diariamente las familias se acercan a la escuela de sus hijos e hijas para realizar consultas o realizar trámites administrativos.
¿Cómo se los recibe? ¿En qué lugar se los atiende? ¿Deben esperar mucho tiempo? Y si es así: ¿Se les explica el motivo ?¿Cómo se trata a las y los docentes nuevos que ingresan? ¿Se les destina un espacio y un tiempo para que se sientan bien recibidos ?
La Secretaría escolar es la puerta de entrada de una institución educativa, y las familias y personal en general inician su primer contacto con ella entre estas cuatro paredes.
Por ello, contar con un espacio físico adecuado para el desarrollo de estas tareas no solo facilita la labor del personal administrativo, sino que también mejora la eficiencia de la gestión escolar y la experiencia de quienes requieren atención.
Condiciones que no pueden faltar para lograr una secretaría funcional:
Para garantizar un desempeño eficiente, la secretaría escolar debe contar con ciertas condiciones básicas que favorezcan la organización, la privacidad y la accesibilidad:
- Ubicación estratégica: La secretaría debe estar situada en un punto de fácil acceso para la comunidad educativa, sin interferir con el normal desarrollo de las actividades pedagógicas. Su cercanía a la dirección y a otros sectores administrativos favorece la comunicación y agiliza la toma de decisiones.
- Espacio suficiente y distribución adecuada: Un ambiente amplio y bien distribuido permite que el personal pueda trabajar con comodidad y eficiencia. Debe contar con áreas diferenciadas para la atención al público, archivo de documentos y tareas internas, evitando la superposición de actividades.
- Condiciones de iluminación , ventilación e higiene : Un ambiente bien iluminado, limpio y ventilado contribuye al bienestar del personal y mejora el desempeño. La luz natural es ideal, pero en su defecto, una iluminación artificial adecuada es imprescindible.
- Mobiliario funcional y en buen estado: Escritorios y sillas cómodos, estanterías y archivadores accesibles son esenciales para la organización del trabajo .Un mobiliario adecuado facilita el manejo de documentos y herramientas de trabajo a la vez que otorga una imagen agradable a la vista.
- Acceso a herramientas tecnológicas: La digitalización de los procesos administrativos requiere computadoras, impresoras, acceso a internet y software específico para la gestión educativa. Contar con estos recursos optimiza tiempos y reduce errores.
- Privacidad y seguridad: Dado que en la secretaría se maneja información sensible, es fundamental garantizar la privacidad de los datos y disponer de un sistema seguro de archivo y resguardo de documentación.
- Espacio de espera para visitantes: En la medida de lo posible se sugiere disponer de un área con sillas y señalización clara: esto contribuye a la comodidad de quienes acuden a realizar trámites o consultas y no pueden ser atendidos inmediatamente,reduciendo el desorden y la interrupción de las tareas administrativas.
Impacto de un espacio adecuado en la gestión escolar
Un ambiente de trabajo bien diseñado no solo favorece la eficiencia administrativa, sino que también mejora la percepción de la comunidad educativa sobre la organización institucional. Un espacio funcional y ordenado y un trato cálido y amable transmiten una primera impresión positiva y propicia un buen vínculo desde el primer momento .
Si te interesa profundizar en esta y otras prácticas de una Secretaria moderna te recomendamos:
Curso intensivo para prueba de selección para secretarios/as: https://mbconsultoraeducativa.com/index.php/intensivo-prueba-de-seleccion-para-secretaria-o/
Libro “Cómo organizar la secretaría de una institución educativa” https://mbconsultoraeducativa.com/index.php/libro-como-organizar-la-secretaria-de-una-institucion-educativa/
