Por: Maximiliano Catalisano
Cuando se habla de la organización documental de una escuela, el libro matriz ocupa un lugar especial. No es un cuaderno más, ni un simple registro, sino la herramienta que documenta de manera oficial y permanente la trayectoria escolar de cada estudiante. Para muchos secretarios, directivos y docentes, conocer con claridad qué datos se registran en el libro matriz es clave para evitar confusiones, errores y pérdidas de tiempo al momento de completarlo. En esta nota vas a encontrar de forma clara y práctica qué información se debe incluir, cómo se organiza y por qué es un registro tan importante en cada institución.
El libro matriz funciona como el registro oficial de cada alumno en la escuela, permitiendo que su paso por la institución quede asentado con información completa, de manera clara y ordenada, con validez ante supervisiones, tramitaciones y ante el propio estudiante que requiera constancias de su trayectoria educativa.
Uno de los primeros datos que se registran en el libro matriz es la identificación del alumno, donde se escribe el nombre y apellido completo tal como figura en el documento, su número de DNI, la fecha de nacimiento y el lugar de nacimiento. Estos datos deben ser chequeados cuidadosamente con la documentación original que presenta la familia al momento de la inscripción.
Otro dato que se anota es la fecha de ingreso a la institución, indicando claramente el día, mes y año en que el estudiante comienza a cursar en la escuela. También se suele registrar el establecimiento de procedencia en caso de haber realizado el pase desde otra institución, dejando constancia del nivel y el año de cursada en que ingresa.
En el libro matriz se deja constancia del curso, división y turno en el que se encuentra el estudiante cada año, incluyendo los cambios que pudieran producirse durante la trayectoria, por ejemplo, en caso de pases internos o cambios de turno.
Otro apartado fundamental del libro matriz es el de las calificaciones finales de cada espacio curricular cursado, incluyendo tanto las materias aprobadas como aquellas pendientes o no aprobadas. Estas calificaciones se registran una vez finalizado el ciclo lectivo y son asentadas en tinta, con claridad, respetando las normas de legibilidad establecidas por la normativa de cada jurisdicción.
Además de las calificaciones, se incluyen las fechas de aprobación de materias previas o equivalencias, con el detalle del espacio curricular aprobado y la fecha en que se completó la regularización de la materia.
También se registran las inasistencias anuales, indicando la cantidad de faltas justificadas e injustificadas, así como las sanciones disciplinarias que correspondan según el reglamento institucional, siempre con respeto y de acuerdo con el marco normativo de cada provincia.
En el caso de egresos, en el libro matriz se deja constancia de la fecha de egreso, el título obtenido y la orientación o modalidad cursada, información que será utilizada en la emisión del título y del analítico definitivo del estudiante.
El libro matriz también puede contener observaciones específicas, por ejemplo, en caso de pase a otra institución, fallecimiento del alumno o situaciones administrativas que deban registrarse para el resguardo de la trayectoria escolar.
Para completar el libro matriz correctamente, se recomienda siempre trabajar con la documentación del alumno frente al registro, sin copiar de planillas a mano alzada ni utilizar apodos o nombres incompletos. Cada dato debe asentarse en forma clara, con buena caligrafía y en tinta, evitando el uso de correctores. En caso de error, se debe realizar la enmienda de acuerdo con la normativa institucional, dejando constancia de la rectificación.
El libro matriz se conserva en la secretaría escolar o en el archivo institucional, bajo la responsabilidad del directivo y del secretario, y debe estar a disposición de las autoridades de supervisión cuando sea requerido. También es importante que esté en un lugar seguro, protegido de humedad y con acceso restringido, dado que es un documento oficial y único.
La correcta gestión del libro matriz forma parte de una escuela organizada que cuida las trayectorias de cada estudiante y que puede brindar información confiable cada vez que se solicita un pase, un certificado analítico, una constancia de estudios o una consulta de calificaciones pasadas.
Tener claridad sobre qué datos se registran en el libro matriz ayuda a los secretarios, preceptores y directivos a sostener una gestión escolar ordenada, a evitar errores que luego generan reclamos y a respetar la documentación institucional como herramienta de cuidado del recorrido educativo de cada estudiante.
En tiempos donde las escuelas buscan simplificar procesos, es importante recordar que el libro matriz no se reemplaza con sistemas digitales, sino que los complementa, ya que es el registro que tiene validez oficial ante el Ministerio de Educación y ante trámites legales que requieran información de trayectoria escolar.
Registrar de forma clara, prolija y actualizada el libro matriz es una tarea que refleja la responsabilidad de cada equipo de conducción escolar, cuidando los pasos de cada estudiante en la institución, garantizando que cada ciclo lectivo quede correctamente asentado, y dejando en claro el compromiso de la escuela con el cuidado de su documentación.
