Por: Maximiliano Catalisano

Digitalizar documentos ya no es una opción exclusiva para oficinas de grandes empresas. En las escuelas, esta práctica se está volviendo cada vez más común y necesaria. Permite ordenar, acceder rápido a la información y liberar espacio físico. Pero como toda herramienta potente, requiere atención, organización y algunos recaudos. Si estás buscando mejorar tu gestión escolar o personal sin volverte loco en el intento, este artículo es para vos.

Contar con versiones digitales de actas, planillas, autorizaciones o informes facilita el trabajo diario. Un documento escaneado y correctamente archivado se puede compartir en segundos, consultar desde cualquier dispositivo y recuperar fácilmente si lo necesitás. Esto agiliza la comunicación entre docentes, directivos y familias, especialmente cuando hay urgencias o tiempos ajustados.

Para empezar, no hace falta un escáner de última generación. Con una app gratuita en el celular, como Adobe Scan o CamScanner, se pueden obtener copias de calidad aceptable. Lo importante es guardar esos archivos con nombres claros y organizarlos en carpetas lógicas. Por ejemplo, podés armar carpetas por año, curso o tipo de documento, y usar etiquetas que faciliten la búsqueda.

La nube también juega un rol clave. Usar servicios como Google Drive, OneDrive o Dropbox permite tener tus archivos disponibles desde cualquier lugar. Pero también es fundamental cuidar la privacidad. Documentos con datos personales o sensibles deben almacenarse en carpetas con acceso restringido, protegidas con contraseña o autenticación en dos pasos.

Otro aspecto a tener en cuenta es establecer un criterio claro para decidir qué se digitaliza, qué se conserva en papel y qué se puede eliminar. La digitalización no implica acumular todo, sino seleccionar aquello que realmente aporta valor o se consulta con frecuencia. Este criterio puede ser acordado con el equipo de conducción para que todos trabajen del mismo modo.

La digitalización también invita a repensar los tiempos. Al principio puede llevar algo de esfuerzo organizarse, pero una vez que se establecen rutinas simples —como escanear en el momento o cargar directamente un archivo ya digital— el cambio se nota en la practicidad diaria.

La clave está en usar la tecnología como aliada, sin descuidar la seguridad ni la claridad en la organización. Digitalizar no es solo “subir documentos”, es transformar el modo de trabajar con ellos. Y bien hecho, el impacto se nota en menos tiempo perdido buscando papeles, en más orden y en una mejor comunicación dentro de la escuela.