Por: Maximiliano Catalisano

En una situación de bullying, una conversación puede ser importante, una reunión puede permitir acuerdos y una intervención puede proteger a un estudiante. Pero si lo sucedido no queda documentado de manera clara, con el paso del tiempo pueden aparecer versiones diferentes, olvidos y discusiones sobre lo que realmente se habló. El registro escrito no es un trámite administrativo secundario: forma parte del cuidado institucional. Una encuesta realizada a 91 educadores muestra que las escuelas registran habitualmente estas situaciones, pero también revela una dificultad importante: muchas personas no se sienten seguras al redactar un acta y reclaman modelos concretos para hacerlo.

Los datos permiten dimensionar el problema. El 88% de las personas encuestadas utiliza un libro de actas en papel. Además, 70 indicaron que labran actas en todas las instancias de intervención, 17 solamente en algunas y cuatro reconocieron que no lo hacen. Sin embargo, apenas 35 personas, el 38%, afirmaron sentirse seguras al redactarlas.

La necesidad de contar con herramientas concretas aparece con claridad: 58 personas, el 64%, eligieron los modelos de actas como el recurso que más les serviría para trabajar mejor frente al bullying y el ciberacoso.

El acta como herramienta de cuidado institucional

Cuando una escuela interviene ante una situación de hostigamiento, necesita reconstruir qué ocurrió, quién comunicó los hechos, qué medidas se adoptaron y cómo continuará el seguimiento. El acta permite dejar constancia de esas actuaciones y ofrecer continuidad al trabajo institucional.

No debe confundirse con una sentencia ni con una declaración de culpabilidad. Su finalidad es registrar información relevante de manera ordenada, sin agregar opiniones personales ni presentar como comprobados hechos que todavía deben ser analizados.

Una redacción adecuada diferencia lo observado directamente de lo informado por terceros. Por ejemplo, no es lo mismo escribir que un estudiante fue agredido que dejar constancia de que una familia informó que su hijo recibió determinados mensajes. La precisión permite comprender el origen de la información y evita transformar una comunicación inicial en una afirmación que todavía no fue verificada.

También es importante utilizar un lenguaje respetuoso, evitar adjetivos y no colocar etiquetas sobre los estudiantes. Las actas deben describir situaciones y actuaciones, no definir identidades.

La encuesta muestra que 64 personas, el 70%, dedican 15 minutos o más a elaborar cada acta. Para 47 de ellas, el tiempo necesario se ubica entre 15 y 30 minutos; otras 13 necesitan entre 30 y 60 minutos y cuatro superan una hora.

Este tiempo puede relacionarse con la necesidad de reconstruir los hechos, consultar información, ordenar intervenciones y encontrar una formulación adecuada. También puede expresar inseguridad respecto de qué corresponde registrar y cómo hacerlo.

La dificultad no se resuelve simplemente escribiendo más. Un acta extensa puede resultar poco clara si mezcla opiniones, relatos y decisiones. En cambio, un documento organizado puede dejar constancia de lo necesario sin reproducir conversaciones completas ni incorporar información irrelevante.

La falta de modelos compartidos aumenta la posibilidad de que cada integrante de la escuela redacte de manera diferente. Por eso, disponer de estructuras orientativas puede reducir dudas y facilitar el trabajo cotidiano.

Cada institución debe utilizar los instrumentos previstos por su jurisdicción y sus procedimientos internos. Sin reemplazar esas disposiciones, un modelo de referencia puede ayudar a ordenar los datos fundamentales.

El documento puede identificar la fecha, el lugar y las personas adultas intervinientes; consignar quién comunica la situación y qué información aporta; describir las actuaciones realizadas; registrar las medidas de cuidado adoptadas; dejar constancia de las comunicaciones institucionales y familiares; y establecer los pasos de seguimiento.

También conviene diferenciar los acuerdos alcanzados de las acciones pendientes. Si una familia se compromete a mantener una comunicación con la escuela, por ejemplo, es útil dejar asentado qué se acordó y cuándo se revisará. Lo mismo ocurre con las medidas de acompañamiento destinadas al estudiante afectado.

El registro debe preservar la identidad de los estudiantes de acuerdo con las normas aplicables. En la encuesta, 64 personas señalaron que utilizaban iniciales para resguardar esa información, aunque también aparecieron respuestas en las que no se había protegido la identidad o no se sabía cómo se había realizado ese procedimiento.

La privacidad no es un detalle formal. Los documentos deben guardarse en los espacios institucionales correspondientes y ser accesibles solamente para quienes tienen autorización y necesitan intervenir.

Aunque 80 personas indicaron que utilizan libros de actas en papel, la plataforma digital fue una de las opciones menos solicitadas en la encuesta. Esto permite advertir que la principal necesidad no parece ser reemplazar inmediatamente el soporte, sino mejorar la seguridad y la calidad de la redacción.

Una escuela puede trabajar con registros en papel y contar con procedimientos claros. También puede utilizar herramientas digitales si están autorizadas, protegen la información y respetan las normas de confidencialidad. El formato no reemplaza la necesidad de establecer criterios compartidos.

Lo que sí resulta necesario es evitar que los datos sensibles circulen por canales informales. La encuesta recoge testimonios de dificultades en la comunicación interna, incluso decisiones tomadas mediante grupos de mensajería que luego generaron problemas. Los asuntos institucionales que involucran a menores requieren canales adecuados, responsables identificados y resguardo documental.

Registrar todas las instancias permite sostener el seguimiento

Uno de los resultados más interesantes de la encuesta es la asociación entre la continuidad del registro y la satisfacción con la resolución. Quienes indicaron que labraron actas en todas las instancias registraron un promedio de satisfacción de 3,5 sobre 5. Entre quienes lo hicieron solamente algunas veces o nunca, el promedio fue de 2,7.

Este resultado no demuestra que escribir más actas garantice una mejor resolución. Sin embargo, muestra que el registro sistemático aparece vinculado con intervenciones mejor valoradas.

La explicación puede encontrarse en la continuidad. Cuando se documenta cada instancia, la escuela puede revisar qué medidas tomó, qué compromisos se cumplieron, qué situaciones se repitieron y qué decisiones necesitan modificarse.

El acta también permite que otros integrantes del equipo conozcan el recorrido del caso, sin depender exclusivamente de la memoria de una persona. Esto resulta especialmente importante cuando intervienen diferentes turnos, docentes o equipos institucionales.

Una herramienta gratuita que puede mejorar la gestión escolar

La demanda de modelos de actas muestra una oportunidad concreta para las instituciones educativas. No hace falta comenzar con un sistema informático costoso. Se puede trabajar con plantillas institucionales, ejemplos de redacción, criterios comunes y espacios breves de capacitación.

Un modelo bien diseñado no reemplaza el criterio profesional ni las disposiciones legales. Ofrece una estructura para ordenar información y disminuir errores frecuentes. Además, permite que los equipos acuerden qué registrar, cómo preservar la privacidad y quién debe custodiar la documentación.

La encuesta demuestra que el registro escrito ya forma parte de la respuesta de muchas escuelas. El siguiente paso es fortalecer esa práctica con herramientas accesibles y formación compartida.

En situaciones de bullying, lo que se documenta permite reconstruir el camino institucional y sostener las medidas de cuidado. Escribir bien no significa llenar páginas: significa dejar constancia clara de lo ocurrido, de lo que la escuela hizo y de lo que todavía necesita hacer.