Tal como lo anticipa el título, en esta oportunidad vamos a hablar de las notificaciones en el ámbito escolar consideradas como un acto administrativo.
Comenzaremos definiendo “notificación” como un mensaje o aviso que se envía a una persona o grupo para informarles sobre un evento, una acción o una situación relevante. Puede ser enviada a través de diferentes medios. Las notificaciones suelen utilizarse para mantener a las personas actualizadas sobre eventos importantes, recordatorios o cualquier otra información relevante que requiera la atención del destinatario.
En las escuelas las notificaciones constituyen un acto administrativo, en tanto implican una decisión o medida tomada por el Equipo de Conducción en el ejercicio de sus funciones. Estas decisiones pueden abarcar una amplia gama de temas: inscripción de estudiantes, aplicación de normas y reglamentos internos, organización de actividades, difusión de convocatorias, designaciones y ceses, entre otros.
En relación a este tema, el secretario o secretaria es una figura clave dentro del Equipo de Conducción, siendo una de sus tareas la notificación fehaciente a cada uno de los actores institucionales sobre la información recepcionada de distintos niveles de gestión.
Una notificación fehaciente en el contexto escolar se refiere a una comunicación oficial que se realiza de manera formal y verificable, con el propósito de informar a una persona sobre una decisión, acción o situación puntual. Este tipo de notificación asegura que quede constancia irrefutable de que la persona ha recibido la información.
Para que una notificación sea considerada fehaciente debe cumplir con ciertos requisitos: estar documentada por escrito (ya sea en papel o en formato electrónico) y ser entregada a la persona destinataria de forma personal o mediante medios que permitan rastrear y confirmar la entrega. Para esto se puede utilizar el correo electrónico oficial con acuse de recibo, firma digital o autógrafa, entre otros.
En el contexto escolar las notificaciones fehacientes pueden ser utilizadas para informar a: estudiantes, familias, docentes, personal administrativo o auxiliar sobre diversos temas. Esto ayuda a garantizar que las partes involucradas estén debidamente informadas y que exista evidencia de la comunicación realizada en caso de disputas o reclamaciones posteriores.
Asimismo, es responsabilidad del Directivo supervisar las tareas del secretario o secretaria asegurándose que éste incluya en su planificación las acciones vinculadas con la distribución de la información y notificaciones al personal.
El secretario de escuela como integrante del equipo de Conducción Institucional debe arbitrar los medios necesarios para que la totalidad de los actores sean fehacientemente notificados. Por lo tanto, trabajará sobre la diversidad de situaciones al interior de la institución para concretar la notificación fehaciente de todos ellos.
Toda información que se quiera transmitir sobre la organización institucional debe hacerse por los canales de comunicación formales que aseguran que el mensaje llegue a los receptores y se comprenda, en el marco conceptual que menciona la circular 1/2011 de la DGCyE, que expresa que “la notificación es un derecho y un deber a la vez”.
Recordar que siempre que hay comunicación hay información. Ambas son los pilares de la tarea diaria de quienes ejercen esta función.
Se debe incluir en la Planificación Anual, en el eje de comunicación, cómo se realizará la circulación de la información, tomando las fechas y los plazos del Calendario de Actividades Docentes, en concordancia con las directivas de cada Nivel o Modalidad.
Para llevar adelante la tarea se tendrá en cuenta:
• Observar la cultura institucional y el contexto de cada escuela.
• Indagar sobre los distintos canales comunicacionales que existen y pensar nuevas vías de comunicación de acuerdo con las nuevas tecnologías que vayan surgiendo.
• Conocer el modo en que circula la información formal e informal para intervenir en la transformación de estos canales.
• Diagnosticar las barreras que afectan el proceso tales como:
- Mal manejo del tiempo (plazos a respetar).
- Falta de claridad en el mensaje.
- Manipulación de la información.
- Interpretación previa.
- Parcialización del mensaje.
- Notificación selectiva.
- Uso de medios informales.
- Etcétera.
La etapa de diagnóstico es el paso obligado para el éxito de un plan de comunicación. El diagnóstico implica un trabajo de campo en el que se busca conocer los hábitos de comunicación, los canales que se privilegian, los formatos que prevalecen y qué se comunica habitualmente al personal de la escuela. Sin diagnóstico el plan de Comunicación Interna es estéril.
Es muy importante para realizar un buen diagnóstico en relación a las notificaciones, detectar fortalezas y debilidades de la organización en la gestión de la comunicación; un clima laboral ideal es donde se fomenta el intercambio y el diálogo, se trabaja sobre la comunicación interpersonal y se da lugar a la participación.
Uno de los aspectos más importantes para que realmente se instale una cultura comunicacional es que el Equipo de Conducción asuma la responsabilidad de Comunicación Interna de la Institución.
“Gestionar la comunicación implica definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de recursos de comunicación para apoyar la labor de las organizaciones(…) Éstas constituyen “la coordinación planificada de las actividades de un grupo de personas para procurar el logro de un objetivo o propósito común, a través de la división del trabajo y funciones, y a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad» (Schein, 1995).
La comunicación no es una mera cuestión de “emisión/recepción”. La gestión educativa debe incorporar esta idea como un pilar fundamental. La reflexión sobre nuestras comunicaciones permite observar lo que los estudios del lenguaje han denominado el carácter vinculante de la comunicación en palabras de Habermas:
“aboga por una esfera pública donde los ciudadanos puedan participar en un diálogo racional y democrático. En este contexto, la información desempeña un papel crucial, ya que es a través de la información precisa y accesible que los ciudadanos pueden formar opiniones informadas y participar en la toma de decisiones políticas.” (Habermas 1990; Flores 1992).
Vincularemos entonces esta idea a lo antes expresado sobre la comunicación escolar. Para profundizar estas reflexiones, podemos concluir que la comunicación fehaciente es un pilar fundamental para el adecuado funcionamiento de las instituciones educativas.
En el contexto escolar, donde las interacciones entre estudiantes, familias, docentes, personal administrativo y auxiliar son constantes y de vital importancia, la capacidad de transmitir información de manera clara, precisa y verificable es esencial para mantener un ambiente educativo saludable y productivo.
Por otra parte, garantiza que las decisiones, políticas y procedimientos sean entendidos y respetados por todas las partes involucradas. Al ser realizada de manera formal y documentada, proporciona una base sólida para establecer expectativas claras, resolver conflictos de manera eficaz y promover la transparencia en la gestión escolar.
En resumen, la comunicación fehaciente en las escuelas promueve la confianza, la responsabilidad y el compromiso de todas las partes involucradas en el proceso educativo, contribuyendo así al establecimiento de un entorno propicio para el aprendizaje, el desarrollo personal y la mejora de la calidad educativa y el cumplimiento efectivo del derecho a la educación.
En ese marco es el Equipo de Conducción y en especial el secretario o secretaria quien tiene la responsabilidad de concretarlo.
Te invitamos al taller práctico «Cómo organizar la Secretaría de una Institución Educativa»: https://mbconsultoraeducativa.com/index.php/taller-de-secretarios-as/
