Por: Maximiliano Catalisano

Cuando una familia decide cambiar a su hijo de escuela, el pase de alumnos entre instituciones se convierte en un momento importante para la familia, la escuela de origen y la escuela de destino. Hacer este trámite de forma clara, ordenada y respetuosa ayuda a que el estudiante continúe sus estudios sin interrupciones, con todos sus registros en orden y con la tranquilidad de que la escuela de destino contará con la información necesaria para recibirlo correctamente. Muchas veces este procedimiento se vive con ansiedad por las familias, y por eso es fundamental que las secretarías escolares conozcan con detalle cada paso para asesorar con seguridad y calidez.

El pase de un alumno implica el traslado de su matrícula y su documentación académica desde la escuela de origen hacia la nueva institución donde continuará sus estudios. Este proceso está regulado por normativa educativa en cada jurisdicción, por lo que es importante revisar las disposiciones vigentes de la provincia en la que se realiza el trámite, para conocer plazos, formatos y requisitos específicos.

Lo primero que se debe hacer es que la familia informe de forma escrita a la escuela de origen su intención de solicitar el pase, indicando la institución de destino y el motivo del cambio, aunque este último no siempre es obligatorio. En este momento, la secretaría de la escuela de origen suele entregar un formulario de solicitud de pase que debe firmar el responsable adulto del estudiante.

Es fundamental revisar que no existan deudas de documentación pendiente, como partidas de nacimiento, fotocopias de DNI o certificados de vacunación que hubieran quedado sin presentar en la escuela de origen. También se deben saldar situaciones de materiales o libros que el estudiante pudiera tener en préstamo, evitando inconvenientes al momento de firmar el pase.

Una vez solicitado, la secretaría de la escuela de origen confecciona el pase en el formulario establecido por la jurisdicción, donde se detallan los datos personales del alumno, el grado o año cursado, el ciclo lectivo, la situación de regularidad y la fecha en que se emite el pase. Este documento se emite por duplicado: uno queda en la escuela de origen y otro se entrega en mano a la familia para presentar en la escuela de destino, o bien se envía de manera digital o postal según la normativa.

En muchos casos, junto al pase se entrega una constancia de alumno regular hasta la fecha, que puede ser solicitada por la escuela de destino para confirmar la situación de cursada. Además, el pase debe ir acompañado del boletín de calificaciones actualizado o de un informe con los avances del estudiante, permitiendo a la nueva escuela tener información pedagógica que oriente su continuidad escolar.

La escuela de destino recibe el pase, lo registra en su cuaderno institucional o en el sistema de gestión escolar correspondiente y genera el alta del alumno en su matrícula. Es importante que el secretario de la escuela de destino revise que los datos coincidan con la documentación presentada (DNI, partida de nacimiento) y con la información consignada en el pase, evitando errores de nombres o fechas de nacimiento que luego pueden complicar el registro en el libro matriz.

En caso de que el pase ocurra durante el ciclo lectivo, la escuela de destino debe ubicar al estudiante en el grado o año correspondiente y organizar la integración al grupo de manera cuidada, informando a los docentes sobre la llegada de un nuevo alumno y compartiendo los datos pedagógicos disponibles. Si el pase se realiza en el receso escolar, la documentación debe guardarse en el legajo individual del estudiante y la matrícula se actualizará en el inicio del ciclo siguiente.

Es importante destacar que el pase de alumnos entre escuelas es un derecho de las familias, siempre que se respete la normativa vigente y se presenten los requisitos solicitados por cada institución. Ninguna escuela puede retener la documentación del estudiante por deudas de cuotas u otros motivos, garantizando que la trayectoria educativa del alumno continúe sin obstáculos.

Para las secretarías escolares, contar con un procedimiento claro y ordenado para gestionar los pases permite atender a las familias con seguridad y amabilidad, resolviendo dudas y transmitiendo tranquilidad en un momento de cambio. Tener planillas de control de pases emitidos y recibidos, registrar fechas y mantener comunicación con la escuela de destino si es necesario, ayuda a asegurar que cada paso quede correctamente asentado.

El pase de alumnos entre escuelas también es un momento para reforzar el vínculo con las familias, explicar con claridad cada paso y facilitar el acceso a la educación sin trabas administrativas. Un pase bien gestionado refleja una institución organizada y comprometida con el cuidado de cada estudiante.