Por: Maximiliano Catalisano
En cada escuela hay objetos que pasan de mano en mano y que, aunque a veces parecen simples cuadernos o carpetas, guardan decisiones importantes, situaciones que requieren atención, seguimientos, llamados y acuerdos que estructuran el trabajo cotidiano. Uno de ellos es el cuaderno institucional. Presente en la mayoría de las instituciones educativas, su nombre puede variar ligeramente según la provincia o el nivel, pero su función es clave: registrar lo que ocurre, dejar constancia y permitir que la información fluya de manera clara entre todos los actores del equipo escolar. Saber para qué sirve, cómo se organiza y cómo debe usarse correctamente puede mejorar la comunicación interna, evitar confusiones y brindar una herramienta concreta para el trabajo cotidiano.
El cuaderno institucional es un registro escrito que se utiliza dentro de la institución escolar para consignar hechos, comunicaciones o decisiones que no siempre forman parte de actas formales o resoluciones, pero que necesitan quedar asentadas. A diferencia de otros documentos, no está dirigido al público externo ni a las familias, sino que circula dentro del equipo docente, directivo y técnico. Su uso no responde a una única norma, pero está avalado por la costumbre institucional y, en muchos casos, por las disposiciones de supervisión.
Su principal función es permitir una comunicación interna clara. El equipo directivo puede dejar allí mensajes sobre cambios de horarios, convocatorias, observaciones, recomendaciones o recordatorios importantes. También se utiliza para informar sobre cuestiones organizativas, registrar ausencias del personal, informar novedades administrativas, derivaciones, visitas de supervisores o notificaciones que deben ser leídas por el cuerpo docente. Cuando hay muchos turnos, docentes con horarios variables o personal rotativo, el cuaderno institucional se transforma en una herramienta imprescindible para que todos estén al tanto.
No debe confundirse con un cuaderno de actas, que se usa para dejar constancia de reuniones o decisiones formales. Tampoco es un espacio para opiniones personales ni comentarios informales. Lo que se escribe allí debe tener relevancia institucional, estar redactado con claridad, con fecha precisa y firma del responsable.
En algunas escuelas, se organiza por día, y en otras por secciones o por áreas. También hay instituciones que tienen más de un cuaderno institucional: uno por turno, uno por ciclo o uno por área específica, como preceptoría o secretaría.
El lenguaje que se utiliza debe ser claro, profesional y directo. Se espera que quien escriba lo haga pensando en todos los lectores, sin dar por sentada información previani usar abreviaturas innecesarias. No debe usarse para sancionar ni para dejar expresiones cargadas de juicio. Por ejemplo, no se debe escribir “la docente no cumplió con su tarea habitual como siempre”, sino “se informa que la docente no entregó la planilla correspondiente al día de la fecha”. La diferencia no es solo de forma: implica cuidar el sentido institucional del documento.
El cuaderno también permite organizar el seguimiento de situaciones específicas. Por ejemplo, si hay un estudiante con ausencias reiteradas, el equipo de orientación puede dejar un mensaje indicando que se está realizando un acompañamiento. Si hay una familia que solicitó una entrevista, puede registrarse allí el pedido y dejar constancia de la fecha asignada. Todo esto ayuda a construir una memoria de lo que ocurre, a hacer seguimiento y a que las decisiones no dependan únicamente de la palabra oral.
En tiempos más recientes, muchas escuelas están comenzando a digitalizar parte de esta herramienta.Aunque el cuaderno en papel sigue siendo el formato más extendido, en algunos casos se complementa con documentos compartidos en la nube, correos institucionales o plataformas educativas. Sin embargo, esto requiere criterios claros de acceso, firma y resguardo de la información, ya que lo que allí se escribe forma parte de los registros internos de la escuela.
Un buen uso del cuaderno institucional incluye algunas prácticas sencillas pero importantes. Es recomendable que cada registro tenga fecha, hora, nombre del responsable y firma. También es útil que haya un lugar fijo donde se ubica el cuaderno, que todos sepan dónde encontrarlo y que se le dé seguimiento para verificar que los mensajes fueron leídos. En algunos casos, el equipo directivo solicita que cada docente firme en una hoja anexa para confirmar la lectura, especialmente cuando se trata de comunicados relevantes.
Aunque no es obligatorio firmar cada mensaje que se lee, muchas escuelas promueven esta práctica para asegurarse de que la información llegó. También hay docentes o preceptores que dejan comentarios como “leído”, “tomo nota” o “se informa al curso”, según el caso. Esto permite una trazabilidad que resulta útil cuando se necesita volver sobre determinada información o demostrar que un mensaje fue comunicado oportunamente.
En situaciones delicadas, como derivaciones, llamados de atención o solicitudes de documentación específica, el cuaderno institucional también cumple la función de respaldo. Si una familia dice no haber sido informada, si un docente desconoce una consigna o si hay dudas sobre alguna indicación, el registro escrito permite aclarar qué se dijo, cuándo y cómo. No es un espacio sancionatorio, pero sí preventivo: ayuda a ordenar y a resguardar la tarea institucional.
Por eso, usar bien el cuaderno institucional es una forma de cuidar el trabajo de todos. No se trata solo de escribir, sino de hacerlo con sentido. Un mensaje claro puede evitar malentendidos, un registro bien fechado puede salvar una situación confusa y una comunicación oportuna puede mejorar la convivencia escolar. El cuaderno institucional, bien usado, se transforma en una herramienta discreta pero poderosa para mejorar el funcionamiento de la escuela.
