La tarea del secretario escolar implica en la actualidad multiplicidad de tareas que deben ser realizadas en plazos breves y en forma correcta, incluyendo el manejo de tecnologías y el liderazgo de grupos de trabajo. Como parte del equipo de conducción institucional deberá generar espacios colaborativos sin descuidar la supervisión. Delegar tareas y asesorar al personal son dos actividades que deben estar incluidas en la agenda de trabajo enmarcada en su PES. Para lograr los resultados esperados será necesario divulgar o crear textos instructivos accesibles y completos.
Los instructivos son textos de gran utilidad a la hora de realizar tareas en el ámbito educativo, ya que deben respetarse características y formas. En ocasiones estos textos son enviados desde el nivel central y deben ser puestos en conocimiento de todo el personal afectado a su contenido. Otras veces, el secretario podrá escribir aquellos que considere complementarios para determinadas tareas.
Redactar un instructivo desde la secretaría de una escuela a los docentes, auxiliares o personal administrativo implica crear un documento claro, conciso y bien estructurado que brinde todas las instrucciones necesarias de manera comprensible.
Aquí les proponemos una guía para redactarlo, así como las características que no deben faltar.
- Encabezado: Nombre de la escuela. Fecha de emisión. Título del documento (por ejemplo, «Instructivo para [propósito del instructivo]»).
- Saludo Inicial:
- Un saludo cordial y breve, dirigido a los docentes.
- Introducción:
- Explicación breve del propósito del instructivo.
- Importancia del cumplimiento de las instrucciones dadas.
- Cuerpo del Instructivo:
- Objetivo: Declarar el objetivo del instructivo.
- Alcance: Indicar a quiénes está dirigido (por ejemplo, a todos los docentes de la escuela, a los de un ciclo determinado, a los preceptores, etc.)
- Instrucciones:
- Listar de manera ordenada y clara cada una de las instrucciones, detallando cada paso.
- Agregar modelo del formulario a utilizar.
Cronograma o Plazos: Indicar plazos de entrega.
Responsables: Especificar quiénes son los responsables de ejecutar o supervisar cada instrucción.
- Recursos Necesarios: Enumerar cualquier recurso que se necesite para cumplir con las instrucciones.
- Conclusión:
- Reiterar la importancia de seguir las instrucciones.
- Agradecimiento por la colaboración de los docentes.
- Disponibilidad para responder dudas o aclaraciones (lugar y horarios posibles)
- Firma y Sello:
- Firma del director/a o secretario/a.
- Sello del firmante.
Características del Instructivo
- Claridad: Las instrucciones deben ser claras y precisas para evitar malentendidos.
- Precisión: Evitar información innecesaria. El documento debe ser breve, conciso pero completo.
- Estructura: Bien organizado con encabezados y secciones diferenciadas.
- Formalidad: Lenguaje formal y respetuoso acorde al contexto educativo.
- Accesibilidad: Utilizar un formato que sea fácilmente accesible para todos los destinatarios (impreso y/o digital).
- Consistencia: Mantener un tono y estilo coherente a lo largo del documento.
- Especificidad: Detallar claramente cada paso y los plazos específicos.
- Pertinencia: Incluir solo la información relevante para el tema tratado.
Para asegurar la corrección de la tarea designada y el cumplimiento de los plazos correspondientes, les recomendamos generar recordatorios periódicos a los responsables de cada tarea, y por supuesto divulgar el instructivo con la antelación suficiente para favorecer que todo esto se cumpla. Asimismo, mantener la disponibilidad para asesorar al personal en todo el proceso.
En resumen: Consignas claras y atención personalizada llevan a resultados satisfactorios.
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