Por: Maximiliano Catalisano
Las escuelas están atravesando una transformación silenciosa pero profunda: cada vez más documentos, registros y tareas pasan del papel a la pantalla. En ese proceso, uno de los desafíos más comunes es cómo organizar las carpetas de los estudiantes en formato digital de forma clara, accesible y segura. Ya no alcanza con apilar hojas en un armario; ahora se necesita un sistema digital que permita encontrar la información rápidamente, compartirla con quien corresponda y proteger los datos personales. Este artículo ofrece una guía concreta para quienes quieren dar ese paso en sus escuelas sin complicarse con tecnicismos. Ideal para docentes, secretarios, directivos y equipos de orientación que buscan mejorar su organización sin depender de herramientas costosas ni conocimientos complejos.
El primer paso para organizar carpetas digitales es definir una estructura que sea lógica y fácil de replicar. Una buena práctica es armar una carpeta principal con el nombre del establecimiento o el año lectivo, y dentro de ella, crear subcarpetas por nivel o por ciclo. Luego, dentro de cada nivel, deben estar las carpetas individuales de cada estudiante. Es recomendable nombrar cada una con el apellido, nombre y año al que pertenece, por ejemplo: “Pérez_Valentina_3A”. Esto evita confusiones y permite ordenar fácilmente en forma alfabética.
Además del nombre, conviene establecer un criterio común para los documentos que se guardan dentro de cada carpeta de estudiante. Por ejemplo, se pueden crear subcarpetas internas como “Boletines”, “Informes pedagógicos”, “Actas de convivencia”, “Autorizaciones”, “Trayectoria escolar” y “Producciones del alumno”. Esta división ayuda a que cualquier integrante del equipo pueda encontrar la información sin perder tiempo. Lo importante es que el sistema se mantenga igual en todos los casos.
Una de las decisiones clave es dónde se alojarán las carpetas. Existen muchas opciones gratuitas y seguras que pueden usarse a nivel institucional. Google Drive, OneDrive, Dropbox o incluso un servidor local en la escuela son alternativas válidas. La ventaja de usar servicios en la nube es que permiten acceder desde distintos dispositivos, compartir con permisos específicos y hacer respaldos automáticos. Sin embargo, es importante verificar que se cumplan las normas de protección de datos personales vigentes y que el acceso esté restringido solo a personal autorizado.
La organización digital también exige una buena gestión de permisos. No todas las personas deben tener acceso a todos los archivos. Por ejemplo, el equipo directivo puede tener acceso total, pero los docentes quizás solo a las carpetas de los estudiantes de su curso. Los equipos de orientación pueden ver los informes psicopedagógicos, pero no necesariamente otros documentos. Por eso, antes de compartir, es fundamental revisar los niveles de visibilidad y los tipos de permisos: lectura, edición o solo visualización.
Para que las carpetas se mantengan actualizadas, es recomendable establecer una rutina de carga de archivos. Puede hacerse mensualmente, por trimestre o cada vez que se genera un documento relevante. Lo importante es que haya claridad sobre quién sube qué cosa, cuándo y cómo debe nombrarse cada archivo. Por ejemplo, para los boletines, un buen nombre sería: “Boletín_1trimestre_Pérez_Valentina_2025”. Este tipo de nomenclatura facilita las búsquedas y evita archivos duplicados o mal identificados.
Además del orden, hay que pensar en la seguridad. Aunque los documentos digitales no se pierden como las carpetas físicas, sí pueden eliminarse por error o ser modificados sin control. Por eso, se sugiere mantener una copia de respaldo de todo el sistema de carpetas en un segundo espacio, como un disco externo o una nube diferente. También es buena idea activar el historial de versiones (función que ofrecen muchas plataformas) para recuperar archivos anteriores si hace falta.
Otro punto a tener en cuenta es el acceso para las familias. Algunas escuelas optan por compartir ciertos documentos con los responsables legales, como boletines o informes de seguimiento. Para eso, se pueden usar carpetas compartidas con acceso restringido o plataformas de comunicación educativa que integran carpetas digitales. Lo fundamental es que esa entrega digital sea clara, con fechas precisas y con un canal de devolución en caso de dudas o reclamos.
El uso de carpetas digitales también puede integrarse al trabajo pedagógico. Por ejemplo, se pueden incluir registros de evaluaciones, producciones escritas, presentaciones, audios o videos de los estudiantes. Esto permite construir portafolios digitales, que no solo sirven para evaluar trayectorias, sino también para mostrar avances y compartir logros con las familias.
Para que este sistema funcione a lo largo del tiempo, es clave que haya acuerdos institucionales. No alcanza con que un docente arme sus carpetas con orden si el resto no sigue el mismo esquema. Por eso, se recomienda definir criterios comunes al inicio del ciclo lectivo, capacitar al personal que lo necesite y realizar revisiones periódicas del sistema. Esto evita la acumulación desordenada de archivos y mantiene la funcionalidad del recurso.
En el proceso de digitalización, es normal cometer errores al principio. Algunas carpetas pueden duplicarse, otras pueden quedar vacías, o puede haber archivos que no se encuentran fácilmente. Lo importante es revisar, corregir y seguir construyendo un sistema más sólido con el uso cotidiano. A medida que se consolida el hábito, el trabajo escolar se vuelve más ágil y se reducen los tiempos dedicados a tareas repetitivas o a búsquedas interminables.
Organizar carpetas de estudiantes en formato digital no es solo una cuestión tecnológica, sino una forma de mejorar la gestión escolar, de cuidar la información, de facilitar el acceso y de construir una memoria institucional ordenada. A diferencia del papel, los archivos digitales pueden acompañar la trayectoria completa del estudiante con un solo clic. Aprovechar ese potencial depende del compromiso institucional, de la capacitación del personal y de la voluntad de trabajar de manera colaborativa.
